Comment utiliser les numéros virtuels en cas de crise ?

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II existe de nombreux moyens de communication permettant aux entreprises de communiquer avec leur personnel, comme les e-mails, le téléphone ou les lettres. En ce qui concerne les communications d’urgences et de crises, les deux critères les plus importants sont la vitesse et la portée du message ; ces deux éléments sont d’ailleurs les points forts du SMS dans les situations d’urgence.

Selon les chiffres récoltés par Coverd, les français sembleraient plus accros à leur téléphone que jamais. En effet, ils passent en moyenne plus de 5 h par jour sur leur smartphone. Cette connexion étroite à nos téléphones fait du SMS l’un des moyens les plus efficaces en période de crise. Avec un taux d’ouverture impressionnant de 96 %, votre message d’urgence sera reçu et lu en un temps record.

Les plans de continuité d’activité comprennent normalement des messages qui doivent être diffusés à l’ensemble de collaborateurs. Cependant, un appel à l’action ou la possibilité de répondre sont souvent négligées, laissant le destinataire incapable d’interagir après la réception du message. Cependant, lors d’une crise, il est très important de recevoir un message en réponse afin de confirmer la bonne réception et sa lecture. Vous souhaitez donner la possibilité à vos collaborateurs de vous répondre par SMS, la messagerie bidirectionnelle est alors faite pour vous. 

Pour rappel, en utilisant un nom d’expéditeur alphanumérique comme votre nom de marque, vous ne pourrez pas recevoir de réponse de la part de vos collaborateurs ou clients. Seul le numéro mobile virtuel ou VMN, un numéro à 11 chiffres vous permettra de recevoir les réponses envoyés par vos destinataires.

Comparaison des différentes stratégies de communication avec les SMS

Envoi d’un SMS traditionnel

Voici un exemple d’une diffusion de communication de crise qui n’inclut pas de VMN ou de messagerie bidirectionnelle :

“Bonjour Georges, suite à l’épidémie, nous avons décidé de fermer les bureaux en adéquation avec notre Plan de Continuité d’Activité. Tout le personnel devra donc travailler depuis leur domicile à partir de demain. Service RH de Cactus Energy”

Suite à ce message, le service des Ressources Humaines n’a pas donné la possibilité de réponse et les collaborateurs ne peuvent pas envoyer leurs questions et doutes. Le numéro virtuel vous permet de recevoir les réponses sur une même plateforme.

Envoi de SMS via un numéro virtuel

“Bonjour Georges, suite à l’épidémie, nous avons décidé de fermer les bureaux en adéquation avec notre Plan de Continuité d’Activité. Tout le personnel devra donc travailler depuis leur domicile à partir de demain.. Veuillez répondre à ce message avec le mot “OK”, si vous pouvez travailler de votre domicile. Sinon veuillez répondre “Aide” si vous rencontrez des difficultés pour travailler de votre domicile. Service RH de Cactus Energy”

L’ensemble des réponses de vos collaborateurs pourront alors être :

  • Téléchargées dans un rapport par un coordinateur de crise
  • Ajoutées à un rapport via une automatisation
  • Ajoutées à vos propres systèmes de gestion via notre API

Alternativement, voici une stratégie conversationnelle qui intègre notre fonctionnalité chat.

“Bonjour Georges, suite à l’épidémie, nous avons décidé de fermer les bureaux en adéquation avec notre Plan de Continuité d’Activité. Tout le personnel devra donc travailler depuis leur domicile à partir de demain. Si vous êtes prêt à travailler à domicile, ne répondez pas à ce message. Cependant, si vous avez besoin d’aide, veuillez envoyer un SMS et nous faire part de votre problème. Nous vous répondrons dès que possible via ce numéro. Service RH de Cactus Energy”.

L’ensemble des réponses pourront alors être récupérées directement via le chat afin de garantir que tous les problèmes seront traités rapidement et efficacement.

Conseil de l’équipe : N’oubliez pas de partager le numéro virtuel sur l’intranet ou sur la newsletter afin d’habituer vos collaborateurs à utiliser ce service. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les numéros virtuels ou pour un essai gratuit en cette période pour alerter vos clients par SMS, veuillez contacter un membre de l’équipe Esendex au 01.70.99.35.52.

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Claire

Originaire de notre belle Provence, j'ai posé mes valises à Nottingham où j'ai rejoint l'équipe marketing Française. Je suis passionnée par le marketing, les voyages et les nouvelles technologies.